Suprimentos

5 aspectos importantes sobre as impressoras multifuncionais que você precisa entender

As impressoras multifuncionais oferecem muitas vantagens. Não importa se o uso for doméstico ou empresarial, seu número de funções ajuda a realizar diversas tarefas rapidamente, com apenas um equipamento. Antes elas eram muito caras, mas, agora, dependendo do modelo, é possível encontrar versões mais adequadas e com valores acessíveis, o que vem despertando o interesse de muita gente.

Está interessado em investir na impressora multifuncional? Então, este post é para você! Descubra, a partir de agora, tudo sobre esse incrível equipamento!

1. O que é uma impressora multifuncional?

Ela é um equipamento que engloba funções de diversas outras ferramentas de escritório. Ou seja, você pode encontrar modelos que, além de imprimir, permitem escanear (digitalizar documentos impressos), tirar cópias (fotocópias), realizar ligações telefônicas e passar fax. Isso quer dizer que, se o volume de uso dessas utilidades não for tão grande ao longo do dia, a impressora pode substituir outros instrumentos de trabalho.

2. Quais são as vantagens do modelo?

Além de ser multifuncional, essa impressora agrega outras vantagens para quem usa. Conheça as principais.

Entrega ampla e fácil conectividade

O equipamento pode ser instalado basicamente em qualquer computador, já que ele segue o mesmo padrão das impressoras comuns, tornando o processo simplificado. A conexão é feita por cabo USB, e a maioria dos modelos já vem com uma placa de rede, permitindo a conexão via Wi-Fi com as máquinas presentes no ambiente.

Economia de espaço

Com uma multifuncional, você não precisa mais dividir o espaço do escritório com uma fotocopiadora, um aparelho de scanner, um fax e um telefone. Tudo pode ser concentrado em apenas um único equipamento, liberando área para a circulação de pessoas, ventilação e reposicionamento de móveis, por exemplo.

Praticidade

A praticidade é um dos principais benefícios gerados para quem opta por esse tipo de impressora, pois, ela influencia diretamente na otimização dos processos. Em empresas, isso é um fator primordial para o aumento da produtividade, já que impacta em seu potencial operacional.

3. Quando as impressoras multifuncionais são indicadas?

É muito difícil pensar em um ambiente de trabalho que não precise de uma impressora multifuncional. Basicamente, qualquer escritório tem que copiar, imprimir e escanear documentos, mas existem casos específicos em que o modelo pode ser uma solução estratégica. São eles:

Quando a empresa precisa fazer impressões, escanear e enviar fax com frequência

Escritórios de advocacia, por exemplo, são locais que costumam ter uma rotina pesada de trabalho, e os profissionais mexem com todo tipo de documento impresso e digitalizado. Quando lidam com clientes, advogados e fornecedores à distância precisam escanear arquivos para enviá-los por e-mail, evitando a necessidade de deslocamentos para continuar o trabalho.

Além disso, o contrário também acontece, pois o escritório pode receber muitos documentos por e-mail e precisar imprimi-los para dar sequência aos processos, eliminando a necessidade da entrega direta no endereço.

Além disso, cartas, cópias simples de documentos e pedidos de materiais são passados via fax, o que faz da impressora multifuncional um equipamento completo para esses ambientes. Alguns têm necessidade maior de ter uma copiadora ou escaneadora, mas todos precisam de algo que pode ser atendido por uma multifuncional.

Quando são impressos grandes volumes de materiais

Há casos em que o escritório se torna um verdadeiro centro de impressão, onde o profissional precisa trabalhar com folhas A4, A3 e outros formatos ao mesmo tempo. Aqui, a impressora precisa dar conta de lidar com diferentes tipos de papel simultaneamente.

O alto fluxo de impressões, escaneamentos, cópias e envio de documentos por fax torna necessário um equipamento com alimentador automático de papel (ADS) para agilizar todo o processo. Além disso, a impressora precisa ser forte para suportar grandes períodos sem a realização de cópias e scanners, quando a função de impressão é mais utilizada.

Quando muitas pessoas dependem de suas funções

A maioria dos escritórios concentra diversos profissionais trabalhando juntos e compartilhando o uso dos mesmos equipamentos. Se esse for o caso, a impressora multifuncional oferece conexão via Wi-Fi e pode atender bem as necessidades de todos no recinto, evitando o excesso de cabos espalhados e de diversas máquinas ocupando o mesmo ambiente.

Quando há maior necessidade de controle

Alguns escritórios precisam ter um sistema de controle para impressões instalado internamente. A multifuncional permite isso, estendendo o controle a todas as funções por meio de um software habilitador da segurança de documentos.

Quando a agilidade é importante

A velocidade é outro fator importante. Enquanto impressoras mais simples demoram até 1 minuto para escanear um documento, as multifuncionais podem levar apenas 3 ou 5 segundos para executar o mesmo processo. Isso porque ela é mais robusta e preparada para entregar desempenho superior, sendo mais ágil em rotinas de trabalho intensas.

4. Como escolher uma impressora multifuncional?

Existem alguns fatores a serem considerados antes da compra, e os primeiros são as necessidades da empresa. Há diferenças entre os modelos de impressoras multifuncionais, e você precisa saber qual realmente precisa. Isso começa pelo tipo de reprodução: jato de tinta ou laser? Essa resposta dependerá do tipo de imagem que vai imprimir.

Se for reproduzir imagens de baixa resolução, como documentos simples, uma impressora a laser só compensará se o objetivo for aumentar a durabilidade dos materiais. Caso contrário, a Inkjet (jato de tinta) será suficiente.

Por outro lado, se for uma gráfica, o modelo a laser será fundamental. O investimento inicial em uma multifuncional desse tipo pode ser alto. Então, para escritórios, o aconselhável é uma impressora Inkjet primeiro.

5. O que fazer para garantir a eficiência do equipamento?

A manutenção em dia é primordial, mas os cuidados começam com o uso. Somente cartuchos de tinta com alta qualidade são recomendados, pois, se o toner não for bom, ao imprimir cópias de RG e de boletos bancários, por exemplo, eles podem sair com falhas. Além disso, a área de escaneamento precisa estar sempre limpa para não manchar os documentos.

Cuidado também com o uso de papéis amassados, pois isso pode causar atolamentos e forçar as engrenagens da impressora além da conta, gerando danos internos graves. Ainda na parte interna, é preciso ter atenção redobrada com sujeiras, clipes ou grampos de papel que possam cair dentro do equipamento e danificar suas engrenagens.

Em multifuncionais muito grandes ou com vários suprimentos, o serviço de manutenção preventiva pode ser trabalhoso e caro. Porém, se você tomar todos os cuidados listados, o processo será rápido e fácil de fazer, reduzindo os custos totais.

Agora que você conhece um pouco melhor as impressoras multifuncionais, planeje a próxima aquisição e garanta mais benefícios para o negócio.

Gostou das dicas? O que acha de ser notificado por e-mail quando postarmos mais novidades por aqui? Assine a nossa newsletter agora mesmo para isso!

Sobre o autor

Canal da Tecnologia

Deixar comentário.

Share This