Suprimentos

6 boas dicas práticas para o uso sustentável do papel

O uso sustentável do papel dificilmente é tratado como prioridade dentro de uma empresa. Mas você sabia que estratégias de economia e otimização ao lidar com esse recurso podem gerar grandes economias para a empresa?

Conscientização é uma questão econômica e ambiental. Veja, neste post, por que você deve se preocupar com a quantidade de papel é que é gasto no escritório e 6 dicas sobre como minimizar esse desperdício. Confira!

Por que o uso sustentável do papel é importante

Quando pensamos nos pequenos desperdícios que fazemos ao longo das nossas vidas, parece que são coisas pontuais que não fazem muita diferença no mundo.

Você pode até ter plena consciência de que aquele papel jogado fora sem usar vai se somar a milhões de outros em todo o mundo. Mesmo assim, essa é uma dimensão pouco palpável e difícil de se relacionar pessoalmente.

Mas, na rotina de uma empresa, não há desculpas. O gestor de TI que lida com um sistema integrado para operação e administração sabe o impacto que o mau uso de recursos causa no orçamento ao fim do mês. Se existe muita demanda para impressão, o desperdício de papel não é apenas um detalhe.

O uso sustentável do papel importa porque ele afeta diretamente a produção — diminuindo a eficiência do uso da impressora e corroendo um orçamento que poderia ser utilizado em outras áreas.

Isso sem falar, é claro, no impacto ambiental que a má utilização do papel acarreta. Além de gatar recursos ecológicos em vão (no caso, madeira), o acúmulo de lixo desnecessário prejudica o meio ambiente e compromete a capacidade de países, estados e cidades de investir em infraestrutura — essencial para o sucesso de qualquer negócio.

Ou seja, esse pode ser um detalhe para você ou para um setor, mas se torna uma questão relevante para ser discutida na empresa como um todo. Discutida e solucionada!

6 dicas para manter e lidar com papel de forma sustentável

Então, vamos ajudá-lo a colocar o assunto na mesa de reunião e criar estratégias para economia e uso sustentável do papel. Para você começar e se inspirar, vejas essas 6 dicas:

1. Invista em comunicação e conscientização

Para começar, o uso consciente de recursos em uma empresa depende de todos os colaboradores, até aqueles que não trabalham diretamente imprimindo documentos. Assim, cada um se torna um vigilante dos outros e das suas próprias ações, buscando sempre melhorar a sua relação com o ambiente a sua volta.

2. Revise os documentos antes da impressão

Um motivo muito comum para o desperdício de papel é a constatação de erros gramaticais ou outros problemas com o documento apenas depois que ele foi impresso. Como muitos desses registros têm função administrativa ou legal, basta um deslize desses para precisar imprimir tudo de novo.

Portanto, comece apontando para a diretoria a importância de investir em softwares com grande capacidade de revisão e treine os colaboradores para fazerem essa checagem antes de enviar o arquivo à fila. No fim do mês, isso pode significar centenas de folhas economizadas.

3. Use os dois lados do papel

A conta aqui é simples: se você usa os dois lados da folha, diminui seu gasto de papel pela metade. Exceto alguns documentos muito específicos, imprimir uma página por folha é um luxo desnecessário e pouco eficiente. Uma boa dica é investir em impressoras que contam com essa funcionalidade automatizada.

4. Use impressões erradas como folhas de rascunho

Mesmo que o uso do papel na empresa seja extremamente otimizado, erros de impressão vão acontecer. O que você deve se preocupar nessa hora é não deixar a impressão errada terminar na lixeira.

Uma boa saída é ter ao lado de cada impressora um compartimento para depósito das impressões erradas. Essa pode ser uma fonte ótima para anotações rápidas, brainstorms e até reimpressões que não precisem ficar perfeitas.

5. Invista em uma boa ferramenta de controle de fila

Dependendo da complexidade da empresa, muito do desperdício de papel acontece pelo gerenciamento insuficiente da fila de impressão. O caso mais comum é quando um desses processos demora a ser executado e o funcionário, achando que houve um problema, reenvia o comando para a impressora — terminando com duas vias do mesmo documento.

Para minimizar esse problema, a TI precisa implementar um controle eficiente desse sistema, que seja ágil, não tenha margem para falhas e dê um feedback claro ao usuário de qual etapa a sua impressão está no momento.

6. Aposte em ações de reciclagem

Mesmo depois de todas essas ações, qualquer empresa ainda lida com muito papel sendo jogado fora — principalmente de documentos ou registros que já cumpriram a sua função. Que tal não deixar esse recurso importante simplesmente ir para o lixo?

Você pode incentivar e ajudar a elaborar junto com outros diretores uma campanha de reciclagem dentro da própria empresa, no mínimo com lixeiras especiais para receber material reciclável.

Essa é uma responsabilidade de todos os funcionários, mas você, buscando mais eficiência em processos e redução de custos, pode ser o ponto de partida para essa revolução.

Como os equipamentos tecnológicos podem contribuir

Separamos este tópico porque talvez as dicas da nossa lista pareçam às vezes um pouco fora do campo de atuação de um gestor de TI. Mas ainda existe um ponto fundamental em que você pode ser o centro de uma mudança.

Economizar recursos como o papel tem muito a ver também com os equipamentos e máquinas utilizados dentro do escritório. Vimos que muito desperdício vem de impressões de baixa qualidade, que precisam ser descartadas para uma nova tentativa.

Portanto, para um controle ainda melhor desse uso, busque impressoras e suprimentos de qualidade. Quanto mais fiel for o resultado final ao que o funcionário enxerga na tela, menor será a necessidade de ajustar e reimprimir até chegar ao material esperado.

Ou seja, o uso sustentável do papel em um ambiente corporativo depende de duas coisas: a conscientização de pessoas e processos para otimizar o gasto de recursos e o investimento em equipamentos de alta performance. Que tal você impulsionar as duas estratégias na sua empresa?

Você pode começar então pesquisando mais sobre o assunto. Venha ler este artigo sobre os fatores que influenciam na qualidade e nas rotinas de impressão!

Sobre o autor

Canal da Tecnologia

Deixar comentário.

Share This