Gestão Empresarial

7 maneiras de otimizar tempo no setor de TI

A evolução do papel da tecnologia nas empresas vem criando um cenário curioso: quanto mais importante a TI se torna para o sucesso de um negócio, mais ela precisa se livrar de rotinas tradicionais do setor — de manutenção e apoio à operação. Com isso, otimizar tempo no setor de TI tem sido um desafio para os gestores.

Isso porque o papel de quem gere a área é transformar essa oferta tecnológica em soluções de negócio, uma função muito mais estratégica do que apenas suporte.

Mas, como otimizar tempo no setor de TI para assumir essa relevância dentro da empresa? Neste post, listamos 7 dicas para que você e sua equipe consigam fazer exatamente isso. Confira:

1. Comece pelo planejamento

Muitas TIs se tornam ineficientes com o passar dos anos, por falta de organização em seus processos e em seu sistema. Por isso, muitas vezes, a maior parte do tempo economizado pode vir de uma simples reestruturação do setor. Esse planejamento passa por:

  • definir e delegar tarefas com mais clareza;
  • criar uma rotina de reuniões mais produtivas, que repassem o que foi feito e criem novas metas para um novo ciclo;
  • priorizar atividades por nível de urgência;
  • revisar processos e eliminar os que forem desnecessários;
  • reavaliar a necessidade de diminuir ou de aumentar a equipe, de acordo com a real necessidade da TI.

2. Busque informações sobre metodologias ágeis

Uma forma de começar esse processo de reestruturação da TI é pesquisar metodologias ágeis como Scrum, DevOps e Kanban. São frameworks de produtividade, criados, inicialmente, para o desenvolvimento de software dentro do setor, mas que podem se adaptar à otimização de qualquer processo de gestão e de implementação tecnológica.

O objetivo dessas metodologias é exatamente produzir mais em prazos menores. Se a sua ideia é otimizar tempo no setor de TI, pode ser a solução que você precisa.

3. Utilize tecnologia como sua aliada

Para aprimorar a produtividade e a organização da TI, nada melhor do que usar a própria tecnologia como ferramenta.

Sistemas de gestão e outros softwares nesse sentido são capazes de automatizar processos, agilizar etapas de trabalho e facilitar o monitoramento da operação.

Quando a tecnologia fica por conta dessas tarefas, um grande peso é tirado da equipe de TI. Esse tempo economizado pode ser utilizado depois, para aprimorar a performance da empresa e para encontrar novas soluções de mercado em ideias disruptivas.

4. Invista em comunicação

Outro fator importante para não perder tempo na gestão de TI é a comunicação entre a equipe. Ter problemas para reunir e discutir assuntos importantes do dia a dia atrasa a tomada de decisões, cria conflitos entre informações e aumenta consideravelmente o volume de retrabalhos.

Tudo isso corrói a produtividade do seu time. Busque ferramentas de comunicação e de colaboração que otimizem esse processo. Invista em reuniões à distância e crie parâmetros para exposição e discussão de ideias que facilitem a implementação de novas soluções, sem perder muito tempo entre teste e validação.

Outra dica interessante é registrar essas conversas, seja por áudio, por vídeo ou por transcrição. O acesso a essas notas, no futuro, pode permitir que todos os membros da TI solucionem dúvidas sem ter que perder tempo retomando a mesma discussão pela quarta ou quinta vez.

5. Aposte em mobilidade

Falando em reuniões à distância, podemos expandir essa dica para a mobilidade total da TI. Investir em serviços de nuvem permite tirar a produtividade de dentro do escritório e possibilita que sua equipe trabalhe a qualquer hora, em qualquer lugar. 

O benefício dessa solução é realocar alguns processos secundários para momentos menos prioritários e resolver conflitos e problemas antes que eles se tornem grandes e trabalhosos demais.

Assim, quando a equipe se reúne dentro da empresa, ela está livre do ruído e pode se concentrar em seu novo papel: descobrir como traduzir o gasto com tecnologia em um retorno real de produtividade, de lucro e de eficiência para o negócio.

6. Defina e acompanhe indicadores

Se a TI é importante para a empresa, ela pode ser tratada como uma pequena administração dentro de um escopo maior. Ou seja, o setor tecnológico deve ter seus próprios indicadores de performance e parâmetros de acompanhamento.

Primeiro, essa atitude permite que você entenda os desafios e as oportunidades no dia a dia, de modo que torne a TI mais produtiva, entregando mais qualidade com a mesma quantidade de recursos.

Em segundo lugar, é no acompanhamento desses indicadores que se identifica os grandes gastadores de tempo: processos, etapas e pessoas que estão demorando mais do que precisavam para concluir suas funções.

Ao descobrir esses suspeitos e cruzar suas informações com outros valores de desempenho, fica muito fácil remanejar e realocar recursos de forma que os mesmos trabalhos sejam realizados em um período muito mais curto.

7. Considere o outsourcing

Por último, vamos comentar sobre uma saída importante para auxiliar o seu trabalho de gestão em todas as dicas que demos nesta lista. Com o aumento constante de atribuições e da importância estratégica da TI, uma forma de garantir à sua equipe o tempo que ela precisa é focar no apoio de empresas parceiras e terceirizadas.

O primeiro passo, nesse sentido, é buscar técnicas, ferramentas e equipamentos que facilitem e automatizem as tarefas mais rotineiras de controle e de monitoramento. São processos como backups, verificação de arquivos e organização de dados que economizam uma quantidade significativa de tempo, todos os dias.

Em segundo lugar, mas tão importante quanto, está o apoio de suporte em empresas fornecedoras de serviços, de máquinas e de recursos que tiram, dos seus ombros, o peso de manter tudo funcionando.

Boas empresas parceiras garantem mais durabilidade para a infraestrutura de TI e uma resposta mais rápida quando algo sai errado — seja por mal funcionamento ou por falta de insumos. Ao garantir essas parcerias, você elimina mais uma preocupação e pode se focar em como utilizar a tecnologia como solução de novas demandas de mercado.

Afinal, este é o objetivo maior de profissionais preparados para o futuro: automatizar e terceirizar as funções de suporte para otimizar tempo no setor de TI e, assim, tornar-se parte prioritária das novas estratégias de negócio.

E aí, curtiu o nosso conteúdo? Então siga o Canal da Tecnologia no Linkedin e no Facebook e fique por dentro das novidades!

Sobre o autor

Canal da Tecnologia

Deixar comentário.

Share This