Gestão Empresarial

Automação de processos: entenda como e por que automatizar

Graças à evolução das tecnologias de software, hardware e internet, as empresas podem hoje se beneficiar cada vez mais da otimização de suas funções internas e externas.

A automação de processos representa bem o que estamos dizendo. Apesar de ter um uso ainda tímido no Brasil, essa tecnologia é uma forte tendência, já que seus benefícios vão sendo percebidos pelos diretores e gestores corporativos.

Ainda não conhece essa estratégia? Então continue lendo e descubra o que é automação de processos, como ela funciona, quais são os seus benefícios e, é claro, como implementá-la de forma correta na empresa!

O que é e como funciona a automação de processos?

A automação de processos é, basicamente, o uso de tecnologias de softwares (sistemas) e hardwares (equipamentos) para automatizar atividades operacionais e estratégicas que, hoje, são desempenhadas manualmente na empresa.

Essa estratégia faz parte da transformação digital corporativa e só é possível graças aos avanços das tecnologias de inteligência artificial, que englobam o Machine Learning (aprendizado das máquinas) e o Deep Learning (aprendizagem profunda).

Assim, máquinas e sistemas podem se comunicar — funcionando de maneira integrada — por meio de um banco de dados centralizado na nuvem, para analisar condições e tomar decisões por conta própria, eliminando o fator humano dos processos.

Por que automatizar as funções da empresa?

Os benefícios da automação são muitos, mas vamos nos concentrar nos mais importantes, para não nos estendermos tanto no assunto. São eles:

Ajuda a empresa a reduzir custos

Atividades manuais costumam gerar um alto índice de desperdícios de recursos na produção. Afinal, por mais que os profissionais sejam treinados e experientes, existem sempre as distrações, que podem resultar em falhas graves.

Com a automação, por outro lado, as funções da empresa passam a ser desempenhadas por sistemas e máquinas previamente configuradas. Ou seja, são ajustadas para executar cada etapa com velocidade e precisão, contribuindo para reduzir os custos.

Melhora a alocação de recursos

Muitas vezes, demora para os gestores perceberem as tendências de demanda da produção, levando a ações reativas e com certo nível de urgência — o que pode custar caro para a empresa.

Se os processos forem automatizados, o sistema pode identificar as necessidades com antecedência e alertar a gestão ou alocar sozinho os recursos certos, na medida exata, para onde mais são requisitados.

Além disso, a mão de obra que desempenha as funções manuais pode ser redirecionada para as atividades mais importantes, como as que têm relação direta com o core business (atividade-fim).

Diminui o índice de retrabalho

Como as falhas humanas são extraídas dos processos, recursos como tempo e materiais não são mais gastos em atividades de recuperação e correção de erros manuais. Isso resulta diretamente na melhora do uso de matéria-prima e outros recursos envolvidos na produção.

Além disso, com menos tempo perdido nas tarefas de retrabalho, a produção ainda ganha maior fluidez e velocidade.

Otimiza a linha de produção

Quando dizemos “otimizar a linha de produção”, isso significa que a empresa pode passar a produzir mais com menos recursos e em menor tempo, sem perder a qualidade. Pelo contrário, é possível entregar produtos e serviços bem-acabados e com as funcionalidades certas para surpreender os clientes.

Como automatizar os processos da empresa?

Agora que você já sabe o que é, como funciona e por que deve ser adotada a automação de processos, vejamos um passo a passo para implementar a estratégia de forma segura e eficiente no negócio:

1. Identifique as funções que têm alto índice de repetição

O primeiro passo para implementar a automação na empresa é fazer uma análise de todos os processos executados, internos e externos. O objetivo é descobrir quais têm uma sequência de repetições parecidas e que são efetuadas por pessoas.

Nessa etapa, liste os processos, dando-lhes nomes, e aponte quem é responsável por sua execução, bem como outros detalhes que puder acrescentar.

2. Comece pelos processos mais simples e menos críticos

O ideal é que, ao considerar a tecnologia, você ganhe experiência automatizando primeiro as atividades-meio, que não têm relação direta com o core business. O processamento de folha de pagamento dos funcionários, o monitoramento e controle de rede, os sistemas e bancos de dados são alguns exemplos.

Então, à medida que for ganhando confiança na estratégia, vá implementando-a em atividades mais sensíveis, como o atendimento ao cliente por meio de chatbots, por exemplo.

3. Conheça profundamente as etapas da função

Depois de fazer uma lista das primeiras funções a serem automatizadas, mergulhe em uma análise profunda delas. Converse com quem as executa e realize você mesmo o processo manual para identificar:

  • o que a origina;
  • do que e de quem ela depende para ser executada;
  • cada etapa de que ela é composta para ser finalizada;
  • no que ela resulta;
  • seu tempo de conclusão e o que mais puder descobrir.

4. Reorganize as etapas e estabeleça um padrão

Se for necessário, reorganize as etapas de cada função antes de automatizá-las, para fins de otimização.

A ideia é que você encontre a melhor forma de executá-las e forme uma sequência de ações padronizadas. Isso deve facilitar muito o trabalho na hora de implementar a automação, pois um processo simplificado e padronizado pode ser mais facilmente traduzido por um software ou equipamento.

5. Use softwares e equipamentos adequados

O próximo passo é escolher as ferramentas certas para a automação. Nem todas atenderão as necessidades da sua empresa, então, procure as que são focadas em automatizar o que você deseja.

O provedor (fornecedor) também pode desenvolver ferramentas próprias para o caso do seu negócio. O mais importante é que elas sejam capazes de replicar de forma precisa as melhores práticas de execução para as funções escolhidas.

6. Conte com um apoio especializado

É preciso ter em mente que automatizar processos na empresa é uma coisa séria. Se algo der errado, pode resultar em paralisações das operações e interromper funções importantes, como atendimento ao cliente e vendas.

Por isso, mesmo que você conte com uma equipe de TI interna, busque sempre orientação e apoio de um especialista na área. Assim, além de implementar a estratégia de forma mais rápida e sem erros, você pode colher resultados acima do esperado.

Enfim, se você deseja agregar força competitiva ao negócio e se destacar no mercado de atuação, a automação de processos pode ser uma das estratégias mais importantes. Então, agora que você já sabe disso, não perca mais tempo e dinheiro! Planeje a sua implementação eleve o patamar de negócios da sua empresa.

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