Suprimentos

Como escolher a impressora ideal para escritório?

Na maioria dos casos, quando a empresa deseja comprar uma impressora ideal para escritório, exige-se que o equipamento atenda bem as necessidades do dia a dia, mas ninguém quer pagar muito por ela. É compreensível que o orçamento seja apertado e a pesquisa de preços faça parte da estratégia para uma boa aquisição, mas a relação custo-benefício precisa ser avaliada.

Se considerar apenas o preço, pode não ter os resultados que almeja, prejudicando a produção e perdendo mais dinheiro do que economizou na compra. Diante disso, desenvolvemos um post com as principais dicas para ajudar você a escolher a impressora mais adequada para o trabalho. Confira!

Pesquise as necessidades do escritório antes de tudo

O primeiro passo que você deve dar para acertar na escolha, é realizar um levantamento das necessidades de impressão do escritório. Isso inclui:

  • documentos coloridos ou só em preto e branco;

  • a qualidade e a nitidez das impressões;

  • o tipo e o tamanho do papel utilizado;

  • o volume de impressões diárias;

  • o orçamento disponível;

  • entre outros.

Trataremos de cada um desses quesitos no decorrer do texto.

Analise quais modelos e estilos são mais compatíveis

Basicamente, existem dois tipos de impressão mais usadas em escritórios: a com jato de tinta e a laser. Cada tipo é recomendado para uma necessidade específica.

Por exemplo: os equipamentos a jato de tinta costumam ser mais rentáveis e são mais indicados para um volume menor de cópias, porém constante, para não deixar o cartucho secar. Já os equipamentos a laser são ideais para uma quantidade que ultrapasse as 200 páginas impressas por mês. Mesmo que você fique um tempo sem usar, não há riscos do cartucho estragar e a qualidade de impressão é mantida até o final.

Além dos tipos de impressão, você também deve considerar os diferentes modelos de impressora existentes no mercado. Se o seu escritório precisa constantemente, imprimir, tirar cópias, escanear e enviar documentos via fax, uma máquina multifuncional pode ser a melhor escolha.

Por concentrar todas essas funcionalidades em apenas um aparelho, a impressora multifuncional acaba sendo perfeita para garantir um fluxo de trabalho mais dinâmico e ininterrupto no escritório.

Avalie as necessidades de conexão e integração

Se você precisa de uma impressora que se conecte apenas em um computador, um modelo com conexão USB será suficiente. Mas, se a ideia for conectá-la a mais computadores, você vai precisar de um equipamento com conexão de rede para ter sucesso.

Existe também a situação em que a impressora fica isolada, distante dos computadores. Nesse caso, você deve adquirir uma máquina que permita realizar a conexão por meio de Wi-Fi. Elas são ótimas para agregar mobilidade ao escritório, uma vez que muita gente usa notebooks para trabalhar.

Se o escritório não tiver uma infraestrutura adequadamente montada para receber aparelhos com conexão Wi-Fi, você pode pesquisar o preço dos aparelhos adaptadores — de preferência dos mesmos fabricantes — e pagar pela instalação. Na maior parte dos casos, o investimento em tecnologia de conexão por Wi-Fi vale a pena.

Veja o volume de impressões do escritório

A quantidade de páginas impressas é uma das métricas mais importantes que você deve considerar para escolher o equipamento ideal. Para fazer essa medição, basta monitorar o número de resmas de papel utilizadas mensalmente.

Se escolher uma máquina de acordo com o volume de impressões, mesmo que o escritório tenha alguns dias de pico na demanda, raramente ela apresentará defeitos por desgastes excessivos ou por atolamentos de papel, melhorando a relação custo-benefício do investimento.

Elabore um orçamento adequado

Como dissemos no início, não adianta considerar só o preço de compra da impressora, como muitos fazem. O ideal é que você considere também os custos com a manutenção do equipamento que, aliás, é fundamental para aumentar o seu tempo de vida útil e garantir impressões de melhor qualidade sempre.

Além disso, tem os insumos, como cartuchos de toner ou de tinta, uso de papel e consumo de energia elétrica. Todos esses custos, junto com as necessidades do escritório, devem ser considerados, ajudando você a calcular um orçamento suficiente para comprar e manter uma impressora realmente aliada da produção no escritório.

Considere a necessidade de cores

Normalmente, as impressões coloridas demandam cartuchos de toners e de tinta, bem como aparelhos mais específicos. Isso pode aumentar o valor necessário de investimento. Por isso, é importante que você pesquise e defina se realmente é necessário realizar impressões a cores no seu escritório.

Se você trabalha com produção gráfica — impressão de fotos, imagens e outros materiais coloridos —, uma impressora a cores será fundamental. Caso contrário, se imprime apenas documentos simples, pode contar com uma impressora em preto e branco que será suficiente para atender a demanda do seu escritório.

Verifique o formato do papel

Antes de comprar uma impressora, analise quais formatos — A3, A4, etc. — e tipo — fotográfico, offset, adesivo, couchê, etc. — de papel são utilizados no dia a dia de trabalho no seu escritório. Isso é importante, pois os equipamentos não são universais e o que você escolher pode não suportar certos tamanhos e texturas de papéis.

Se o modelo não for adequado para o papel que você mais trabalha, o investimento não trará um retorno satisfatório e demandará ainda mais dinheiro para a adequação ou compra de uma nova. Fique atento a isso para não gerar desperdícios.

Pesquise a resolução ideal

Em muitos escritórios a resolução das imagens não é o mais importante, pois a demanda se resume apenas em impressões de documentos escritos, relatórios com dados, gráficos e logos da empresa. Nesse caso, uma impressora multifuncional com resolução de 600 pontos por polegada (DPI – Dots Per Inch) atenderá bem as necessidades no trabalho.

Por outro lado, se o seu escritório demanda impressões com alta resolução de imagem, como cartões de visita minúsculos, dê preferência para a aquisição de aparelhos com 1200 DPI.

Conte com um apoio especializado

Você não precisa fazer essa escolha sozinho. Isso pode ser difícil e tomar grande parte do seu tempo de trabalho, sem contar o risco de tomar uma decisão equivocada.

Em vez disso, procure um profissional especializado para ter o apoio que precisa. Ele pode atuar como um consultor e esclarecer todas as suas dúvidas mais rapidamente, pulando a etapa de aprendizagem por tentativa e erro. Faça isso e aumente as suas chances de sucesso no investimento!

Como pode ver, escolher a impressora ideal para escritório depende de muitos fatores e não é uma decisão que se deve tomar sem pesquisar. Então, siga as nossas dicas para acertar na compra e aumentar a produtividade do seu negócio.

Essas informações foram úteis para você? Assine a nossa newsletter agora mesmo e receba as próximas postagens no seu e-mail!

Sobre o autor

Canal da Tecnologia

Deixar comentário.

Share This