Tecnologia

Como reduzir os custos com impressão nas empresas?

Reduzir custos com impressão é uma demanda real dentro das empresas. Com situações econômicas cada vez mais complicadas nas organizações, é preciso buscar maneiras para que gastos desse tipo sejam reduzidos de forma inteligente, sem que prejudique as atividades principais do negócio.

Há diversas maneiras de fazer com que esses valores diminuam, desde a mudança de hábitos dos funcionários até a busca por equipamentos mais econômicos e adequados. Saber cada uma dessas possíveis intervenções é imprescindível.

Este post trará uma série de sugestões eficientes para aplicar no dia a dia de uma empresa, de modo que os custos com impressão sofram reduções. Acompanhe!

Invista em um outsourcing de impressão

Cuidar do controle do volume de impressões, realizar a manutenção das máquinas, trocar cartuchos de toner e uma série de outras necessidades podem ser muito trabalhosas, além de gerarem um custo elevado para uma empresa. Isso sem falar que, demandar profissionais do setor de TI para essas funções não é o mais adequado.

O outsourcing de impressão funciona como uma espécie de terceirização dessas atividades, em que uma empresa fica responsável por tudo relacionado a essa área. Assim não é necessário dar foco maior aos processos, principalmente ter que acompanhar o volume de impressões, que estão diretamente ligado aos custos.

Com os serviços de um outsourcing é possível fechar uma proposta adequada, que atenda às necessidades da empresa de forma precisa. Assim, quem realizar o serviço terceirizado cuidará de tudo, inclusive da manutenção e troca de equipamentos, sem que isso gere um custo a mais para a empresa contratante.

Use um sistema de gerenciamento e bilhetagem de impressão

O avanço da tecnologia proporciona cada vez mais soluções interessantes no que diz respeito ao trabalho do cotidiano de empresas. Com base nisso, foi possível desenvolver os softwares de gerenciamento e bilhetagem de impressão. Eles fazem um controle amplo e aprofundado, evitando desperdício e conscientizando cada colaborador sobre suas solicitações. Veja mais detalhes abaixo:

Monitoramento

Os softwares fazem um monitoramento detalhado, com relatórios precisos que trazem informações sobre quem realizou impressões, quantas por cada colaborador e qual impressora foi utilizada no processo.

Esse monitoramento também oferece dados sobre quanto cada setor tem gastado em impressão, ajudando a entender as necessidades de cada departamento dentro da empresa.

Controle

Nesses sistemas também é desenvolvida a responsabilidade, já que as impressões não são liberadas automaticamente após o comando do usuário, apenas quando ele insere sua senha, dando a certeza de que necessita daquele documento impresso. Isso evita impressões duplicadas, pedidos acidentais e esquecimentos.

O estoque também passa pelo controle dos softwares. Eles avisam quando já é a hora de comprar novos cartuchos de toner. Assim a troca pode ser feita antes que os níveis cheguem a zero.

Utilize equipamentos adequados para a empresa

Há diversos tipos de impressora no mercado, cada uma com um porte distinto, voltadas para volumes diferentes. Essas exigências são fundamentais na hora de escolher quais equipamentos serão os ideais para a empresa. Uma compra pouco adequada pode resultar em desperdício de dinheiro em mais de uma maneira.

Para uma empresa que tem um volume muito alto de impressões, por exemplo, ter uma impressora abaixo dessas capacidades pode ser ruim. Primeiramente, por que ela não vai suprir as necessidades com o devido dinamismo, e também por que essa sobrecarga pode prejudicar o equipamento, sendo necessárias várias manutenções, o que gera um custo constante.

Já para as empresas que tem um volume mais baixo, buscar uma impressora de porte médio é o ideal. O custo de um equipamento acima do necessário é bem mais alto, podendo ser um investimento exagerado.

Desenvolva campanhas de conscientização

É importante fazer os colaboradores saberem sobre a necessidade de reduzir os custos com impressão. A melhor forma de atingi-los é por meio das campanhas de conscientização, de modo que eles possam ver que a empresa tem essa proposta como algo importante para a sua saúde financeira.

Para isso, é importante estar sempre em contato com o setor de comunicação da organização, visando as melhores opções de como fazer a divulgação dessas campanhas: e-mails, avisos no sistema interno, comunicados nos murais de recados. Todo e qualquer recurso é fundamental para que a ideia seja transmitida com a amplitude necessária.

É importante que as peças da campanha tenham números referentes ao volume de impressões da empresa e como isso gera custos. Conscientizar só será possível se os colaboradores tiverem a real noção de como é fundamental aquela ação. Sendo assim, apresente argumentos convincentes!

Estimule a consciência sustentável na empresa

Sustentabilidade. Esse talvez seja um dos termos mais ouvidos nos últimos anos, e não é por acaso. A necessidade de consumir recursos com responsabilidade é fundamental para que eles estejam disponíveis ao nosso uso sempre. Isso gera menos agressões a natureza e, no caso das empresas, menos custos. A consciência sustentável é fundamental para reduzir as impressões.

Nesse caso, o objetivo é gastar a menor quantidade de papel e de cartuchos de toner. Para isso, é importante mostrar aos colaboradores alguns momentos em que uma mudança de atitude é fundamental para atingir a redução de custos e de desperdício. Entre os tópicos discutidos é possível propor mais responsabilidade em:

  • revisar o conteúdo antes de imprimir, evitando desperdício;
  • em textos, imprimir frente e verso da folha;
  • reutilizar papel impresso para rascunho;
  • evitar imprimir algo que possa ser compartilhado e visualizado pelo computador;
  • em textos, utilizar o modo econômico de impressão, já que para nesses conteúdos a alteração de cores não faz diferença;
  • direcionar volume de papel do lixo para a reciclagem;
  • certificar-se se impressão é realmente necessária de forma rigorosa.

A redução de custos com impressão é fundamental, sendo mais um dos vários processos que as empresas têm buscado atualmente para equilibrar as finanças. Com essas dicas é possível atingir bons resultados sem que isso prejudique a atuação dos setores no cotidiano de trabalho.

A via útil da sua impressora também está ligada aos cartuchos de toner que você usa. Que tal ter acesso a produtos de qualidade, que preservam seus equipamentos? Entre em contato conosco para saber mais!

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