Suprimentos

Gerenciamento de impressão: como reduzir custos em sua empresa?

Quando falamos em redução de custos no gerenciamento de impressão, a conclusão imediata é de que a computação em nuvem deve ser adotada como solução mais eficiente, eliminando em grande parte ou até mesmo por completo a necessidade do uso de papéis e documentos físicos.

Obviamente, o armazenamento e o gerenciamento de documentos e sistemas na nuvem trazem diversos benefícios para o negócio, inclusive, a diminuição do volume de impressão, mas não podem nem devem excluir o papel e suas diversas aplicações formais como ferramenta do negócio.

Isso porque informações e contratos sigilosos, documentações e controles exigidos pelo Governo, auditorias externas de empresas de capital aberto e muitos outros tipos de arquivos ainda são obrigatórios ou mais bem gerenciados em documentos físicos.

É claro, cada nicho de mercado guarda suas necessidades, desde as clínicas médicas que, por regulamento, precisam manter o histórico médico de pacientes offline, até grandes escritórios de advocacia e contabilidade.

Isso não significa, porém, que não possam desenvolver planos estratégicos para a redução de custos de impressão, falhas e desperdícios, escolher melhores fornecedores e aumentar o tempo de vida útil de seus equipamentos. Quer entender como tudo isso é possível? Acompanhe a seguir!

O que é o gerenciamento de impressão?

Gerenciamento de impressão é um conjunto de estratégias, boas práticas e tecnologias com o foco na eficiência da gestão dos documentos impressos em uma organização, ou seja, garante a qualidade da rotina de impressão e o bom uso do recurso.

Para isso, utiliza softwares como o de bilhetagem de impressão, servidores dedicados a essa funcionalidade, recursos que garantem a segurança de documentos sigilosos, além da conscientização de funcionários e a escolha estratégica de fornecedores de equipamentos e suprimentos de impressoras.

Bilhetagem de impressão

Um sistema para bilhetagem permite que um gestor determine cotas de envio de arquivos de impressão ao servidor que centraliza os comandos para as impressoras. Assim, pode-se determinar quanto cada funcionário poderá imprimir, por exemplo.

Como um sistema automatizado, oferece relatórios que demonstram a média de uso e, assim, permite que os dados pregressos sejam utilizados para determinar as cotas, não prejudicando o funcionamento dos setores, mas oferecendo metas de redução da utilização de papéis.

Também contabiliza outras formas de utilização da impressora, como a digitalização de documentos, fax e cópias, assim como as associa com o usuário responsável. De acordo com sua configuração, pode enviar um e-mail quando as cotas finalizarem e questionar a continuidade do pedido, fazendo com que o usuário valide ou não a utilização de uma cota extra.

Servidores de impressão

Os servidores, por sua vez, são softwares ou hardwares responsáveis por controlar os pedidos de impressão realizados pelos usuários dentro de suas bilhetagens possíveis.

Ele gerencia a rede de computadores associados a uma impressora e, sendo assim, pode coordenar arquivos prioritários na fila de impressão, gerenciar o serviço e garantir seu pleno funcionamento, avaliando o volume de tarefas, reordenando e até excluindo aquelas descartadas pelos seus usuários.

Uma vez que pode atuar em conjunto com o sistema de bilhetagem, dá apoio na contabilização das cotas.

Recursos de impressão segura

Os recursos para impressão segura são fundamentais para organizações de grande porte, pois, mesmo entre funcionários de um negócio, o sigilo de algumas informações deve ser assegurado de qualquer maneira.

Assim, tais recursos fazem, por exemplo, com que o funcionário que tenha solicitado uma impressão de documento sigiloso compareça à impressora para validar a retirada naquele momento. Essa validação pode ser feita com o uso da digital, entre outras possibilidades.

Essa solução também tem efeito naquelas situações em que os usuários fazem diversos pedidos de impressão, mas esquecem de retirá-los nas impressoras. Assim, papéis se misturam e fazem com que reimpressões sejam feitas para corrigir a confusão.

Além disso, com o servidor que liga toda a rede de impressoras, os documentos sigilosos podem ser direcionados para equipamentos específicos e com prioridade de fila. O registro de seus envios para a impressora também é arquivado, mostrando quem fez o comando, em qual data e horário.

Tais medidas inibem o uso das impressoras da organização para fins pessoais, otimiza a utilização dos equipamentos, produz registros sobre os comandos e envios de arquivos para impressão, além de permitir uma gestão simplificada dos custos com cartuchos de tinta, papel, peças e consumo de energia.

Quanto mais inovadores forem os sistemas de gerenciamento, maior será o volume de soluções e automatizações para o controle das impressões. A Microsoft, por exemplo, oferece o chamado “snap-in” do Console de Gerenciamento Microsoft (MMC), que permite instalar, exibir e gerenciar todas as impressoras de uma organização em uma única ferramenta.

Assim, os computadores de todos os colaboradores da empresa são associados à rede e podem dar o comando para impressão, considerando o equipamento mais próximo, menos congestionado, que tenha qualidades de cores diferentes etc. Isso garante que os usuários tenham uma experiência que influencie positivamente suas rotinas de trabalho, afinal de contas, eles podem determinar em qual tempo e qualidade terão seus documentos.

Para o responsável pelo gerenciamento, que normalmente é o gestor de TI e seus especialistas, essa estratégia e suas ferramentas também permitem acompanhar remotamente o desempenho dos equipamentos, identificar impressoras ou servidores que estejam em uma condição de erro e executar scripts para restabelecer o serviço.

Qual o impacto das impressões nos custos das empresas?

Uma vez que se compreenda o que é o gerenciamento de impressão, o segundo passo é analisar sua importância para a empresa. Independentemente do nicho de atuação, a equação para o lucro é muito simples: diminui-se os custos das receitas.

Assim, é possível aumentar os lucros, incrementando o faturamento ou diminuindo os custos, e essa segunda estratégia tem se mostrado mais sustentável. Trabalhar com processos e infraestruturas mais enxutas permite que o negócio escale sua atuação de forma muito mais eficiente. Então, é preciso reduzir os custos! Mas, afinal, quais estão relacionados à impressão?

Fazer o cálculo dos custos de impressão não é tão simples, principalmente, quando consideramos organizações de médio e grande porte e que têm uma grande tiragem de documentos por dia. Porém, podemos resumi-los da seguinte maneira:

Custos fixos da impressão

Por custos fixos, podemos considerar o custo de equipamentos, sistemas e recursos humanos destinados à sua gestão. Dessa maneira, impressoras, servidores, especialistas de TI responsáveis pelo serviço e o próprio sistema de gerenciamento de impressão são contabilizados como custos fixos.

Em empresas de grande porte, por exemplo, um computador deve ser dedicado para servir como servidor central do sistema de gerenciamento de impressão, e é contabilizado como custo fixo. A própria modernização constante do parque tecnológico que envolve o consumo desse serviço e a depreciação dos aparelhos caracterizam custos, assim como treinamentos e demais elementos da gestão de impressão.

Empresas que fazem manutenções preventivas de seus equipamentos também podem provisionar valores para esse controle. Se os reparos forem feitos dentro dos seus limites, podem ser considerados custos fixos. Porém, além do programado, passam a ser custos variáveis ou imprevistos.

Custos variáveis da impressão

Em custos variáveis, podemos considerar os consumíveis, como cartuchos de tinta, papéis, energia elétrica gasta etc. O controle de cada insumo, porém, é outro desafio, por nem sempre ter o mesmo referencial de tempo.

É possível calcular o volume de papéis gastos mensalmente, por exemplo, mas o desempenho do cartucho de tinta instalado pode ser superior ao período de 30 dias. Com um sistema de gerenciamento de impressão, no entanto, o cálculo dos dois consumos pode ser dimensionado de forma unificada e precisa.

Acompanhar esses custos é fundamental e, nesse ponto, a escolha de produtos e fornecedores influencia bastante. Adquirir cartuchos de tinta de baixa qualidade, por exemplo, pode diminuir o desempenho de impressão e até mesmo danificar equipamentos, o que gera despesas inesperadas de manutenção, indisponibilidade de serviços e atrasos de processos internos.

Custos ocultos e inesperados da impressão

Empresas que atuam com manutenções preventivas e produtos de qualidade minimizam custos inesperados com troca de peças danificadas e baixo desempenho dos consumíveis, mas precisam atentar para outros custos que podem estar ocultos no processo.

É o caso de impressões de documentos e materiais pessoais realizadas por funcionários. Sem um sistema de gerenciamento de impressão, controlar o que está sendo enviado às impressoras é praticamente impossível.

O mesmo acontece com os efeitos da utilização de consumíveis de baixa qualidade. Além do dano ao equipamento, há atraso nos processos internos que dependem das impressões, que ficam comprometidos, com seus efeitos sendo sentidos em todos os setores relacionados e até mesmo no atendimento do cliente do negócio. A seguir, vamos entender melhor essa contribuição para as finanças da empresa.

Como o gerenciamento de impressão ajuda na redução de custos?

Adotar sistemas e processos que reduzem os custos permite que a empresa atue com uma infraestrutura mais enxuta e escalável. Significa dizer que, independentemente do seu tamanho, expandir os negócios da organização será muito mais simples, seja recebendo novos clientes, seja abrindo uma nova filial.

Além disso, a empresa também consegue responder rapidamente às mudanças do mercado, e corrigir a relação de uso das máquinas de impressão, tais como:

Inibição ou exclusão do uso indevido

Uma vez que os funcionários têm consciência de que as impressões são gerenciadas por um sistema, atitudes e ações de utilizar os consumíveis e equipamentos para documentos pessoais são inibidas ou até mesmo eliminadas.

Promoção do uso consciente

Também orienta os usuários das impressoras, fazendo com que eles tenham mais consciência na hora de utilizar os equipamentos. Se antes, eles imprimiam documentos provisórios para fazerem anotações de revisão, com o sistema de gestão, tais atitudes são inibidas.

Distribuição de despesas mais eficiente entre os centros de custos

Quando diversos setores usam uma mesma rede para impressão, os custos são compartilhados por elas e impedem que a empresa tenha uma visão mais clara de quais deles estão mais e menos eficientes em relação ao gerenciamento de suas despesas.

Ao utilizar um sistema para gerenciamento de impressão, os caminhos de um documento são mapeados. Assim, sabe-se exatamente de qual usuário e computador partiu o comando para a impressão. A empresa pode, então, avaliar quais centros de custos mais utilizam os serviços de impressão, promover melhorias nos processos para reduzi-los, e claro, distribuir devidamente as despesas.

Essa gestão de custos é particularmente importante para organizações que têm diversos canais de vendas ou atuam com Centrais de Serviços Compartilhados (CSC) para empresas do grupo. Sistemas de gerenciamento de impressão permitem que as cobranças sejam destinadas da forma correta.

Utilização do sistema de bilhetagem

A adoção da gestão de impressão também permite implantar o sistema de bilhetagem, que consiste basicamente na definição de cotas mensais para a utilização dos insumos e equipamentos.

Tal estratégia pode fazer com que, ao atingir o limite, o sistema sinalize para o gestor do funcionário que ele está ultrapassando a cota. O valor cobrado no centro de custo pode ser maior ou, dependendo da situação, a negativa para a impressão pode ser enviada ao usuário em sua caixa de e-mail.

Controle de consumo e desempenho de fornecedores

Como o sistema de gerenciamento mapeia todo o processo e consumo, o desempenho dos insumos utilizados em cada máquina também pode ser avaliado. Isso permite, por exemplo, identificar aqueles com melhor relação custo-benefício, afinal de contas, investir em cartuchos de impressão originais da fábrica dos equipamentos pode onerar o negócio.

Por outro lado, cartuchos de má qualidade podem danificar os equipamentos ou acabar mais rápido, representando um prejuízo maior para a operação. Assim, a escolha e gestão de fornecedores de peças equivalentes ao Original Equipment Manufacturer (OEM) são soluções inteligentes para o negócio.

Gestão de estoque de consumíveis

É fundamental ter um estoque de consumíveis que seja compatível com a utilização do negócio, para que seus processos e andamento não sejam comprometidos com a falta de algum deles.

Porém, alguns insumos têm validade e precisam ser consumidos dentro do prazo que assegura a qualidade de seus desempenhos. Ter um sistema de gerenciamento de impressão permite que a empresa mapeie seu consumo e identifique qual seu estoque mínimo para cada item.

Como já citado anteriormente, os benefícios são sentidos em cadeia, seja positiva, seja negativamente. Se equipamentos e funcionários atuam com o máximo de eficiência, utilizando sabiamente seus recursos, os lucros da empresa são muito maiores. Porém, se tal gestão é falha, a empresa coloca em risco a agilidade de seus processos, percepção do cliente final, e claro, seus resultados financeiros.

É possível conscientizar os funcionários sobre os custos de impressão?

Fica evidente que os recursos humanos têm grande influência no desempenho das impressoras e seus custos relacionados, ou seja, tanto os usuários quanto os responsáveis por sua administração — nesse caso, os profissionais de TI. Então, como envolver todos eles nesse cuidado?

O primeiro recurso é, de fato, a bilhetagem bem calibrada e de acordo com a necessidade de cada setor e usuário. Um funcionário do call center, por exemplo, necessita de pouco ou nenhum limite para impressão, enquanto o setor de tributos e legal podem demandar, regularmente, cópias, digitalizações e demais soluções do serviço.

A outra maneira de conscientizar funcionários é por meio de comunicados e treinamentos que demonstrem as melhores práticas para o uso do recurso. Antes de fazer punições e medidas corretivas, é preciso criar engajamento dos funcionários.

Nesse sentido, a equipe de TI e os responsáveis pelas finanças do negócio podem criar treinamentos, comunicados e manuais que demonstrem a importância de usar tal recurso de maneira correta.

Esse acompanhamento também pode ser otimizado. Da mesma maneira que o software de gerenciamento pode enviar e-mails apontando que o limite de cópias está próximo do fim, um relatório de utilização individual ou por setor pode ser desenvolvido para que possa haver uma autoavaliação.

Se o nicho do negócio tiver uma grande relação com a impressão, até mesmo metas de performance podem ser criadas para promover o bom uso dos recursos e insumos relacionados.

Como implementar o gerenciamento de impressão em uma empresa?

Para colocar essa estratégia em prática, é preciso fazer um planejamento bem organizado, mapeando os processos, demandas do negócio para a impressão de documentos, bem como as principais fontes de prejuízos relacionadas. Também podemos apontar como parte da implementação:

Crie uma estratégia para a impressão e mapeie as condições de infraestrutura atual

Para otimizar o gerenciamento de impressão, primeiramente, é preciso mapear os recursos atuais, fazer um inventário do estoque, identificar usuários e seus processos. Depois, é necessário criar uma estratégia que contemple a mudança de comportamento, forma de realizar as rotinas, modernização das impressoras, instalação de novas ferramentas, entre outros.

Tal estratégia será monitorada recorrentemente por meio de indicadores de performance e, a partir de seus resultados, devem ser sugeridas melhorias para a redução de custos. Ainda assim, suas condições e regras devem ser revisadas em um intervalo de 3 a 5 anos, por exemplo.

Defina a infraestrutura e o modelo de processos mais otimizado para a organização

Com base no mapeamento, a empresa deve colocar uma linha de base em ação. Isso pode envolver a aquisição de novos equipamentos, softwares, redefinição de processos e conscientização de funcionários.

Foque a redução dos custos

Uma vez que o modelo de gestão seja implantado, ações de monitoramento, boas práticas e orientações devem ser realizadas a todo momento até que o desempenho ideal seja identificado.

É preciso lembrar que a redução de custos visa também ao melhor aproveitamento dos recursos, e não somente à aquisição de itens mais baratos ou deixar de usar o serviço. Assim, estratégias como priorizar fornecedores confiáveis podem ser ações gerenciais a serem tomadas.

Automatize os processos de gerenciamento

A equipe de TI dedicada à gestão de impressões deve atuar de forma preventiva e reativa, e isso significa que ela precisa focar mais a estratégia e acompanhamento, e menos as rotinas de baixa complexidade.

Qualquer ação que possa ser automatizada deve ser direcionada para sistemas que as executem. É o caso de análises do desempenho de impressoras, comandos para reiniciar sistemas, eliminação na fila processual de documentos já cancelados por funcionários etc.

Não esqueça das impressoras de mesa

Com despesas altas de utilização, as impressoras de mesa não podem ser abolidas do parque tecnológico da empresa, mas precisam ser igualmente monitoradas.

Normalmente, elas são de uso exclusivo de um usuário ou setor, como um diretor ou a área de Recursos Humanos, que demanda um modelo de impressão diferenciado. Como elas não estão na rede, não são acompanhadas pelo sistema e seus relatórios.

Elas também demandam consumíveis específicos e, para evitar que estejam sempre em manutenção, a escolha de cartuchos de tinta confiáveis é primordial.

Gerencie fornecedores

Fornecedores da área de TI podem atuar com Service Level Agreement (SLA), que determina níveis mínimos de serviços e fornecimento. Com um sistema que emite relatórios de consumo, a empresa pode determinar também a regularidade do envio de consumíveis, por exemplo.

Atue preventivamente e criar uma regularidade de verificações

Desenvolver manutenções preventivas e mudanças de processos com o intuito de melhorar o desempenho das impressões são estratégias fundamentais. Isso garante que as impressoras se mantenham ativas para o atendimento dos usuários.

Já no caso de criar um calendário de relatórios, assegura que a empresa acompanhe continuamente os seus resultados, orientando seus usuários e avaliando o desempenho dos consumíveis em suas respectivas máquinas. Tal acompanhamento permite que a empresa faça análises históricas e compare fornecedores e processos, escolhendo aqueles que melhor contribuam para o sucesso das operações.

O gerenciamento de impressão é mais um dos pontos frágeis para a redução de custos da empresa, principalmente, porque nem sempre é considerado um ponto crítico para o sucesso das finanças. Porém, quando as empresas se propõem a fazer o levantamento dos custos, se surpreendem com as despesas que o serviço proporciona.

Também não é possível eliminar por completo a dependência das organizações em relação às impressões. Muitos serviços e transmissão de informações podem ser digitalizados, diminuindo os custos e até mesmo otimizando processos, mas as demais funcionalidades devem contar com um gerenciamento de impressos eficiente.

Sua empresa está atenta às despesas? Quer conhecer outras soluções para redução de custos? Assine agora nossa newsletter e receba nossas atualizações sobre gerenciamento de impressão e consumíveis!

Sobre o autor

Canal da Tecnologia

Deixar comentário.

Share This