Gestão Empresarial

Redução de custos nas empresas: uma solução buscada por muitos, mas encontrada por poucos

Anos de economia favorável fizeram com que gestores expandissem seu potencial comercial sem se preocuparem tanto com uma gestão centrada na redução de custos nas empresas.

Passada a euforia corporativa e os incentivos que a própria demanda oferecia, muitas organizações se viram engolidas por custos acima de suas capacidades de pagamento. Com a mesma velocidade que evoluíram, viram seus negócios retraírem de maneira alarmante.

Essa não é uma visão pessimista do que ocorreu com muitas empresas quando a crise econômica assolou o mundo e posteriormente o Brasil, mas um lembrete da importância de se controlar os gastos antes de planejar investimentos.

A notícia boa é que, como todo aprendizado, a gestão de custos foi elevada ao patamar mais estratégico das empresas, e muitas ferramentas e soluções surgiram no mercado trazendo não só alento para aqueles que ainda precisavam se recuperar, como também novas oportunidades para os que queriam ver seus negócios progredindo regularmente.

Quer conhecer as melhores estratégias, as vantagens de se focar na gestão dos gastos e todas as nuances que farão seu negócio prosperar a partir do controle financeiro? Então continue a leitura!

A importância da redução de custos nas empresas

O cálculo mais básico dos negócios já determina a importância da gestão dos gastos: o lucro, como resultado, é igual a subtração dos custos da receita apurada.

É sabido porém, que existe um universo de custos envolvidos nos negócios, inclusive os chamados ocultos e desnecessários. Sendo assim, reduzi-los não é uma meta transitória, mas um exercício diário que deve ser gerido em todos os setores da empresa, fazendo inclusive, parte da filosofia do negócio.

Imagem e credibilidade da empresa

Além de terem resultados mais eficazes, estar atento aos gastos também permite que a empresa trabalhe sua imagem no mercado de atuação, se habilite até mesmo para licitações governamentais e prestação de serviços para clientes mais exigentes. 

Empresas que atuam com insumos naturais, por exemplo, são avaliadas por seus clientes de acordo com o impacto ambiental que causam. Assim, quanto menos gastarem, melhor será sua imagem e credibilidade no mercado.

Competitividade

Operar com baixo custo também caracteriza uma vantagem competitiva. Oferecer aos clientes os mesmos serviços e qualidade por um preço menor, é obviamente, um diferencial para o negócio.

Mas não é preciso reduzir a margem de lucro para atrair os clientes atentos aos preços, basta ter um controle maior dos custos do negócio. Assim, a empresa pode fazer uma gestão de preços muito mais agressiva e atraente.

Algumas companhias aéreas aderiram ao modelo low-cost por esse motivo. Elas também oferecem aos seus clientes o transporte aéreo entre duas ou mais localidades, mas com serviços agregados mais sucintos e eficiência operacional.

No caso das cias aéreas de baixo custo, a redução das despesas não é somente do que é servido à bordo. Para acondicionar os alimentos na aeronave, por exemplo, uma estrutura de armazenagem pesada ocupa espaço. Isso impacta no número de assentos ofertados e também no gasto de combustível.

Resumidamente, a redução é bem maior do que os alimentos propriamente. E essa filosofia low-cost também deve ser adotada em outros nichos e negócios sem impactar diretamente no relacionamento com o cliente final.

Garantia do seu posicionamento

Focar em uma gestão de custos não afeta no posicionamento de um negócio, mesmo que sua estratégia não seja baseada na precificação ou compras de grande volume. Uma linha de produção de carros de luxo pode ter os custos operacionais reduzidos sem influenciar no posicionamento da empresa ou a qualidade e acabamento dos produtos finais.

Diferentemente das cias aéreas lowcost, onde os clientes finais tem a percepção do serviço de baixo custo, empresas podem adotar reduções de gastos nos processos internos, na escolha das tecnologias empregadas e nos insumos administrativos.

Estes, aliás, também são grandes vilões financeiros, e por muitas vezes serem classificados como pequenos valores nas contas da empresa, acabam não tendo o controle apropriado e gerando desperdício.

Todos esses elementos são comuns ao mercado brasileiro, mas porque é ainda mais importante para as empresas brasileiras terem uma gestão centrada nos custos?

A redução de custos nas empresas brasileiras

O mercado brasileiro possui algumas particularidades desafiadoras para os gestores. Além de lidar com todos os aspectos que afetam as demais empresas, as organizações nacionais também devem considerar:

Alta carga tributária

Os impostos e encargos cobrados pelos governos brasileiros são altos e complexos. Além de comprometerem a margem de lucro, possuem duras multas se não forem devidamente pagos. Como parte da gestão de custos, estar atendo aos prazos de pagamento e políticas de benefícios para redução fiscal é primordial para o negócio.

Até mesmo na hora de escolher um fornecedor é importante avaliar a relação de tributos envolvidos na operação. Por incível que pareça, algumas vezes, importar um produto pode ter um custo menor do que comprar o nacional.

Fiscalização e produtos de origem desconhecidas

O mercado brasileiro é inundado de oferta de produtos sem origem desconhecida. Com valores reduzidos, muitas vezes se tornam a opção de gestores que procuram reduzir seus custos no curto prazo. É preciso, porém, considerar que podem ser mercadoria ilegal, passível de fiscalização, apreensão e até mesmo multa por recepção de produtos fora dos padrões legais.

Além disso, a qualidade de tais produtos podem trazer ainda mais prejuízos para o negócio. Sem garantias, podem causar danos aos maquinários de uma empresa e aumentar seus custos com a manutenção ou reposição.

Consumíveis, suprimentos e peças equivalentes ao OEM (Original Equipment Manufacturer) porém, respeitam suas patentes, e são uma excelente estratégia para a redução de custos, pois valem, em média, 20% menos, sem reduzir a qualidade ou comprometer a estrutura das máquinas.

Aspectos da cultura social

A cultura brasileira também é um fator social que precisa ser trabalhado internamente. Países e culturas que enfrentaram grandes resseções e guerras, como o Japão e os países europeus, cultuam políticas de eficiência nos gastos no cotidiano e dentro de suas organizações.

O modelo Toyota, custeio Kaizen, Just-in-time e muitos outros estilos de gestão japonesas foram amplamente utilizados nas empresas ao redor do mundo. Sempre focando a produção enxuta e melhoria continua dos processos, evitam que custos desnecessários afetem a margem de lucro de seus negócios.

No Brasil, porém, não existe um histórico cultural que favoreça tais comportamentos e tipos de administração. É preciso adotar tais estratégias e reforçar o pensamento e cultura interna das organizações para que resultados de economia sejam percebidos.

Competitividade com o mercado externo

Com todos esses elementos do mercado brasileiro reunidos, é fácil concluir que seu posicionamento frente ao mercado externo é desfavorável.

Uma empresa deve adotar padrões de qualidade internacional, e ainda assim, superá-los, para que mantenha-se competitivo no mercado mundial. Uma vez que tal objetivo seja alcançado, a autoridade nacional também será uma consequência natural.

Então, como enfrentar tais desafios? Quais são os custos passíveis de redução?

A redução de custos fixos nas empresas

A classificação dos custos é o primeiro ponto a se considerar para a organização e gestão das despesas. Eles podem ser divididos de diversas maneiras, mas os principais deles são:

Custos fixos e variáveis

Os custos fixos são aqueles essenciais para o funcionamento da empresa. Folha de pagamento de funcionários, energia, água, fornecedores e demais despesas necessárias para o andamento dos negócios.

Já os variáveis compreendem os insumos, que podem ter valores alterados conforme a sazonalidade, economia e também desempenho da empresa, como pagamento de comissões a vendedores.

Custos previsíveis e imprevisíveis

As despesas mensais são previsíveis e portanto, podem ser programadas e fazerem parte das políticas de preço adotadas pela empresa. Outros custos porém, podem ocorrer sem que os gestores do negócio estejam preparados.

É o caso de processos trabalhistas, maquinários quebrados que demandam reposição ou manutenção, reposição de funcionários e outros. Para que eles não afetem o negócio, o ideal é que se faça um provisionamento especial, manutenções preventivas e políticas de gestão de pessoas para reter talentos e evitar contestações judiciais, por exemplo.

Custos ocultos

Existem ainda os custos ocultos do negócio, que por não estarem visíveis ao gestor e nem serem fáceis de serem mensurados, podem trazer grandes prejuízos ao negócio.

A burocracia dos processos internos, retrabalho e excedente de produção são alguns deles. Eles tomam tempo da equipe que se torna menos produtiva, duplicam os valores para a produção unitária quando ela precisa ser refeita e geram desperdício quando o provisionamento produtivo é feito além da demanda dos clientes.

Todos eles precisam ser acompanhados e reduzidos regularmente pois afetam as finanças da empresa como um todo, mas o fixos merecem especial atenção. Escolher bons fornecedores, fazer uma boa gestão de estoque, otimizar processos e conscientizar os colaboradores para que os bens e insumos da empresa sejam utilizados adequadamente é primordial.

Vejamos de maneira prática, outras maneiras para obter eficiência operacional e redução dos gastos da empresa.

5 formas de redução de custos nas empresas

A gestão de custos, como já foi falado anteriormente, deve ser contínua e compreendida como uma das estratégias mais importantes do negócio. Sendo assim, existem várias maneiras de diminuir as despesas da empresa.

Usar tecnologias adequadas

Economizar não significa deixar de investir, e quando o assunto são as tecnologias utilizadas para o negócio, essa é uma máxima que deve ser respeitada.

Uma nova ferramenta ou sistema pode ter um custo mais elevado no primeiro momento, mas se ter o potencial de gerar mais lucro e ser facilmente compensada no longo prazo. Nesse caso, investir na solução mais barata nem sempre é o mais acertado.

É preciso verificar os planejamentos da empresa, quais são seus objetivos e capacidade no futuro próximo. Ao contratar um software com limite de usuários, por exemplo, é preciso considerar se é mais vantajoso contratar um pacote com maior possibilidade de acesso ou adquirir de forma avulsas novas concessões.

Tornar os processos mais objetivos

Essa é uma estratégia que, inclusive, reduz um dos custos mais elevados das empresas, os recursos humanos. Considerando que suas remunerações e impostos configuram seu custo para o negócio, torná-los mais produtivos é essencial. Com processos mais objetivos, que eliminam burocracias permite que eles sejam mais eficientes.

Isso também reduzirá a necessidade de pagamentos de hora extra, por exemplo. Além da economia de tempo, processos mais enxutos reduzem as falhas e permitem que novos funcionários assimilem mais rapidamente suas atividades.

Ter uma política adequada de gestão de pessoas

Como dito no tópico anterior, os recursos humanos configuram um dos custos mais relevantes para o negócio. Tanto pela folha de pagamento, quanto pelos custos variáveis que eles podem originar.

É o caso do absenteísmo, ou seja, ausências não programadas por motivos de doenças, e um dos grandes motivos para as faltas são o estresse no ambiente de trabalho.

Ao trabalhar as relações interpessoais, proporcionar um ambiente acolhedor e que valorize os funcionários, além de evitar tais ausências, a empresa também se beneficia com novas ideiais e melhores performances de suas equipes.

Além disso, uma gestão de pessoas adequada também evita que erros ocorram na gestão dos contratos de trabalho que possam ser contestadas judicialmente, trazendo outros custos não previstos para o negócio.

Terceirizar serviços menos complexos

A terceirização é outra política para redução das despesas muito utilizada, mas precisa ser analisada com critério. É possível terceirizar o atendimento de call center, promotores para lojas e até mesmo a área de tecnologia da informação da empresa, mas para isso, é preciso avaliar qual o impacto para a gestão do negócio como um todo.

Quando bem realizada, a terceirização permite que a empresa foque seus esforços em sua atividade fim e tenha serviços de qualidade, pois empresas especialistas estarão gerenciando seus setores menos estratégicos.

Escolher os melhores fornecedores

Outro fator de extrema importância para a redução dos custos do negócio é a escolha dos fornecedores. Eles devem ser confiáveis, estarem em sintonia com os planejamentos do negócio, terem capacidade de acompanhar as demandas, e principalmente, oferecem boas condições de compra e qualidade dos produtos.

Empresas de médio e grande porte possuem diversos tipos de fornecedores, entre os insumos para suas atividades-fim, até materiais administrativos. Nenhum deles deve ser tratado com menor importância, pois no somatório, todos devem contribuir para a eficiência em termos de gastos.

Gastos com cartuchos, por exemplo. São fundamentais e podem desencadear uma série de economias, ou, prejuízos. Adquirir os originais dos fabricantes é muito caro, mas escolher qualquer marca pode diminuir seu tempo de vida e também danificar os equipamentos.

Se isto ocorrer, a empresa deverá arcar com manutenções não programadas e até mesmo substituições. A inoperância de uma máquina poderá sobrecarregar outra, retardar os processos internos e até criar conflitos entre setores.

Essas consequências, por sua vez, trarão outros danos para o negócio e assim sucessivamente.

Por outro lado, é possível fazer economia nesse tipo de aquisição ao escolher marcas que respeitem a patente da fabricante, tenham consciência ambiental e processos de fabricação muitas vezes melhores do que as originais.

Nesse caso, além do efeito imediato nas contas da empresa, sua qualidade será percebida nos processos internos da empresa, mesmo que de forma inconsciente.

Traçando um plano de redução de custos nas empresas

Com tantos benefícios, planejar ações e novas diretrizes de gestão é o passo seguinte. Então, como colocar todas essas estratégias em prática?

Mapeamento dos custos

Para saber quais custos serão reduzidos, é preciso conhecer todos eles. Um mapeamento completo é primordial, e até mesmo uma força tarefa pode ser criada internamente para auxiliar no seu desenvolvimento.

Todos os processos e setores devem ser avaliados e terem seus custos registrados posteriormente. Isso permitirá, inclusive, identificar quais deles oneram mais as contas da empresa, por exemplo.

Adequação dos processos e estrutura

Com o estudo realizado, melhorias nos processos e na utilização dos insumos devem ser propostas. Nesse momento, o uso das tecnologias será fundamental.

Elas poderão reduzir a necessidade de mão-de-obra, otimizar e automatizar processos, permitindo que etapas básicas sejam gerenciadas sem intercorrências ou falhas.

Normatização

Solicitações de compra, aquisição, retirada de itens do estoque e demais relações de consumo interno deverão ser normatizadas e toda a equipe orientada para executá-las.

Isso evitará perdas, acompanhará o tempo de vida dos insumos e permitirá que as relações de consumo sejam devidamente analisadas.

Materiais de escritório, por exemplo, como folhas para impressão. O volume de pacotes gasto em um setor poderá ser acompanhado pela regularidade de pedidos de compra. Excessos poderão ser orientados, e a gestão de estoque melhorada.

Definição de responsabilidades

Além do gestor do estoque e de cada setor, os colaboradores também deverão ser orientados quanto a suas responsabilidades nos gastos da empresa, o que os processos normatizados e centros de custos ajudarão a controlar e conscientizar.

Diferentes estratégias de redução de custos nas empresas

Criar centros de custos, adotar estilos de administração japonesas e outros. Existem diferentes estratégias para a redução de custos, mas para que elas tenham sucesso, precisam serem adaptadas para cada empresa.

Por isso é fundamental conhecer a rotina da organização, o fluxo de trabalho, sazonalidades e exigências do mercado e outras características que alteram a forma da condução do negócio.

Gestão de projetos

Uma das maneiras de reduzir os custos das empresas é organizar os diferentes setores em equipes de projeto para que suas resoluções sejam mais eficientes.

Isso proporciona um ganho de tempo e qualidade das produções que podem diminuir os gastos da empresa com processos e burocracias desnecessárias.

Método Toyota

O método Toyota vem evoluindo continuamente e tem seus pilares nos sistema e processos enxutos. Suas linhas de produção são inteligentes e fáceis de serem gerenciadas por poucos funcionários.

Dessa maneira, até mesmo a distribuição dos setores pela empresa pode facilitar a agilidade do processo, aumentando a eficiência e a eficácia da produção. Como consequência, se produzirá mais com os mesmos recursos anteriores.

Just in time

Também mundialmente conhecido, o método just in time consiste na redução do tempo entre a fabricação e o estoque, bem como o posicionamento logístico mais favorável para a distribuição dos seus itens.

Dessa maneira, estoques grandes e mal localizados não aumentam as despesas com desperdícios ou custos de deslocamentos.

Gestão de estoque

Por fim, e com o foco mais interno, a melhoria continua da gestão de estoque permite que a empresa tenha menos despesas com compras de urgência e não comprometa a evolução do trabalho por falta de produtos em estoque.

3 dicas de redução de custos nas empresas

Revise periodicamente suas contas

Ainda que todos seus processos tenham sido redesenhados e suas centrais de custos estejam normatizadas, revisar as contas e instituir indicadores para a performance é essencial. É preciso considerar que sempre é possível economizar mais.

Escolha fornecedores que possam ser seus parceiros

Além dos valores, a parceria de um fornecedor é essencial. Em casos que fogem ao planejamento, são os fornecedores parceiros que poderão auxiliar na resolução em curto prazo.

Envolva os funcionários na gestão dos custos

Os colaboradores devem zelar pelas contas da empresa com o mesmo empenho de seus gestores. Programas de conscientização são muito importantes para que eles entendam que podem fazer diferença nos lucros da empresa.

Recompensas coletivas por metas alcançadas no controle de custos também podem ser muito efetivas.

A redução de custos sem perda da qualidade

Como foi falado anteriormente, reduzir custos não significa deixar de investir. Isso é particularmente importante ressaltar depois que as empresas vivenciaram um momento de crise econômica que retraiu o mercado.

Não é necessário deixar de fazer investimentos, e a redução de custos nem sempre precisará afetar as características do serviço ou produto final, como é o caso das companhias aéreas low cost.

No caso delas, houve uma mudança de posicionamento, onde elas decidiram que este seria sua forma de se apresentar para o público final.

Mas empresas com posicionamento tradicional podem focar em seus processos produtivos para reduzir os custos e, assim, aumentar suas margens de lucros sem alterar seu padrão de negócio.

É muito importante que os gestores entendam que focar na redução de custos nas empresas não é uma forma de retrair sua força de vendas ou cortar a folha de pagamento, e sim uma maneira de tornar seu negócio mais eficiente.

Não se trata também de uma tendência, ou remédio para recuperar a empresa após a crise econômica, mas uma parte essencial do negócio que deve atuar em conjunto com as demais estratégias e planejamentos.

E se sua empresa está precisando revisar suas contas, melhorar seus processos e ver o lucro aumentar ainda mais, é necessário acompanhar todas as tendências do mercado e novas estratégias.

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