Suprimentos

Veja como otimizar o processo compra de suprimentos da sua empresa

A crise econômica que assolou o país forçou muitos gestores a mudarem a postura em relação ao negócio. Se não encontrassem um meio de reduzir os custos e aumentar as receitas, poderiam não sobreviver a recessão. Uma das medidas adotadas foi reorganizar o setor de compras.

Em muitas empresas, a compra de suprimentos ainda é feita por profissionais sem experiências e qualificações no setor, o que torna as operações mal planejadas.

Como resultado, a empresa fica refém do atendimento de necessidades urgente. Se isso acontecer com frequência, ela pode pagar caro e prejudicar o orçamento que seria destinado a outros investimentos.

Para não deixar isso acontecer com o seu negócio, mostraremos, no post de hoje, por que você deve otimizar o processo de compra de suprimentos e como fazer isso na prática. Confira!

Por que é importante otimizar o processo de compras de suprimentos?

Como em qualquer departamento de uma organização, otimizar os processos no setor de compras deve resultar em ações mais precisas, já que o planejamento baseado em dados poderá ser utilizado como aliado. Veja mais algumas vantagens:

Os custos são reduzidos

Quando o setor de compras é otimizado, as encomendas são feitas considerando apenas o que a empresa realmente precisa (produtos e serviços na quantidade exata).

Ou seja, a organização melhora e impede que a empresa compre mais do que precisa, deixando de fazer estoque desnecessário. Além disso, os profissionais ficam mais informados sobre o mercado e podem negociar preços melhores, o que reduz o valor do investimento nas aquisições.

A empresa ganha tempo

Processos otimizados tendem a abandonar uma série de funções manuais e repetitivas que, muitas vezes, nem mesmo o profissional responsável sabe mais o propósito da execução. Novos procedimentos são adotados, principalmente com ajuda da tecnologia, que agilizam os processos de pesquisa, negociação e fechamento dos pedidos.

Gera praticidade

As informações mais importantes aos profissionais ficam centralizadas em um único local. Quando eles precisam monitorar o estoque ou planejar uma encomenda, basta acessar uma única tela no computador que terá tudo o que precisa saber ao alcance dos olhos. A tecnologia aliada aos métodos mais simples agregam praticidade ao trabalho.

Como otimizar a compra de suprimentos na empresa?

Tudo começa com pesquisa e análise. Você deve identificar os gargalos e outros problemas que precisam ser resolvidos, além de adotar soluções compatíveis. Veja as principais dicas abaixo!

1. Organize os fornecedores com quem trabalha

Escolha bem os fornecedores com quem trabalha e forme uma lista com os principais meios de contato, nomes de atendentes, produtos e serviços que oferecem (marcas, modelos e qualidade), preços, condições de pagamento, prazos de entrega, entre outras informações que considerar importante. Para facilitar o trabalho use uma planilha eletrônica.

Depois, atribua notas de 1 a 5 a cada um desses fatores para saber qual é o diferencial de cada fornecedor. Com isso, as compras podem ser feitas no fornecedor que atender melhor a necessidade da empresa no momento.

Por exemplo: se a empresa tem urgência na entrega, pode comprar no fornecedor que tem nota 5 na entrega. Lembrando que essa nota deve representar, além de rapidez, o menor índice de erros, como itens faltando e embalagens violadas.

Se a empresa tem tempo e quer comprar à vista, pode priorizar fornecedores com nota 5 em preço. Por outro lado, se a empresa quiser pagar a prazo deve escolher o fornecedor com nota 5 em condições de pagamento.

2. Antecipe as necessidades da empresa

O setor de compras tem relação direta com o estoque da empresa. Como são os funcionários desses setores que planejam as encomendas, devem saber exatamente os itens armazenados, bem como a quantidade exata de cada insumo. Por isso, é importante que os profissionais de compras tenham acesso em tempo integral ao sistema de controle de estoque.

Com as informações de saídas atualizadas em tempo real, somadas a média de saídas diárias e por outros períodos, é possível projetar quando a encomenda de suprimentos deve ser realizada.

Assim, os profissionais podem antecipar faltas e planejar compras com maior tranquilidade. Essa tranquilidade é traduzida em compras mais estudadas, o que contribui para a redução de desperdícios de dinheiro e materiais.

3. Capacite os profissionais do setor

Além de ser capaz de organizar o setor e colocar as melhores práticas do mercado (metodologias e tecnologias mais atuais) em ação, o profissional de compras deve saber como realizar uma negociação avançada, focada no “ganha-ganha”.

Ou seja, tanto a empresa quanto o fornecedor devem ficar satisfeitos com a operação. Mas esse equilíbrio nem sempre é fácil de conseguir em uma negociação.

Então, para manter um setor mais otimizado e profissional, invista na capacitação continuada dos profissionais. Palestras e cursos teóricos (didáticos) e práticos (simulados) vão ajudar a tornar o setor mais estratégico e um forte aliado do negócio.

4. Forme um banco de informações

A lista de fornecedores é um começo, mas, se quiser ter uma otimização de nível superior, precisa coletar e armazenar todas as informações inerentes ao setor. Faça isso de maneira organizada para facilitar a busca e consulta pelos profissionais quando precisarem delas.

O objetivo é ter um histórico de operações capaz de orientar os profissionais na projeção de necessidades, no planejamento das compras e durante as negociações. Informações como entradas e saídas de mercadorias (estão atreladas ao controle de estoque), quem fez a encomenda, quando, o que foi comprado, condições acordadas e outras informações devem compor o banco de dados.

5. Use a tecnologia

Trabalhar com planilhas eletrônicas pode ser conveniente, mas existe o risco de perdas e roubos de informações importantes. O melhor a se fazer é adotar tecnologias mais completas, com segurança contra perdas e acessos não autorizados e funcionalidades mais específicas.

Já ouviu falar no Supplier Relationship Management (SRM)? A tecnologia visa gerenciar melhor o relacionamento com fornecedores de suprimentos por meio de funcionalidades que transformam diversas tarefas manuais em automáticas.

Além da economia de tempo e segurança, os profissionais passam a ter acesso às informações com nível de precisão mais alto. Como resultado, fazem compras mais eficientes.

Ao entrar de cabeça no projeto de otimização dos processos de compra de suprimentos para a empresa, é comum que descubra desperdícios, falhas e, claro, diversas oportunidades de melhorias.

No final, todo o esforço valerá a pena, considerando que os custos podem ser drasticamente reduzidos. Então, não perca mais tempo e dinheiro: comece hoje mesmo a sua estratégia de otimização para as compras de insumos.

Essas informações sobre compra de suprimentos foram úteis para você? Compartilhe com os seus amigos nas redes sociais agora mesmo e ajude todos eles a comprar suprimentos de forma mais inteligente!

Sobre o autor

Canal da Tecnologia

Deixar comentário.

Share This